Datenschutzerklärung

Stand: 30.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:

NEXOVIA Consult LLC
7901 4th St N, STE 300, St. Petersburg, FL 33702, Vereinigte Staaten von Amerika
Vertreten durch: Dalibor Smiljanić (Authorized Member)
Telefon: +1 727 405-1212
E-Mail für Datenschutz und allgemeine Anfragen: info@advokatia.com
E-Mail für Verträge, Beschwerden und Widerruf: kontakt@advokatia.com

Anliegen, die an die jeweils andere dieser beiden Adressen gehen, bearbeiten wir ebenso.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website und die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge erforderlich ist.

• Auf dieser Website verwenden wir keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbung, keine Social-Media-Plugins und keine eingebetteten Inhalte Dritter. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; beim Besuch der Website werden keine Daten an Google oder andere Dritte übertragen. Zur Öffnungsmessung bei unseren E-Mails siehe Abschnitt 7.
• Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
• Unser Unternehmen ist in den USA gegründet und eingetragen. Einzelheiten zur Datenverarbeitung außerhalb der EU finden Sie in Abschnitt 11.

3. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website wird bei Hostinger auf einem Server in Deutschland (Frankfurt) gehostet (siehe Abschnitt 10). Bei jedem Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben, übertragene Datenmenge und Statuscode.

• Zweck: Auslieferung der Website, Stabilität, Abwehr von Angriffen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb.
• Speicherdauer: Die Zugriffsprotokolle speichert Hostinger als Hosting-Anbieter. Wie lange sie aufbewahrt werden, bestimmt Hostinger nach seinen eigenen betrieblichen Vorgaben; eine feste Frist hat uns Hostinger nicht mitgeteilt, und wir legen keine eigene fest. Wir rufen die Protokolle nur auf, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich ist, etwa zur Fehlersuche oder zur Aufklärung eines Angriffs. Benötigen wir dafür Auszüge, bewahren wir sie nur so lange auf, wie es für diesen Zweck erforderlich ist, und löschen sie danach.
• Laufzeitprotokolle: Technische Meldungen der Anwendung zeigt das Hosting-Kundenkonto jeweils für die aktuelle Bereitstellung an; mit einer neuen Bereitstellung beginnt eine neue Protokollansicht.

4. Cookies

Für Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Seiten setzen wir nur ein einziges Cookie:

Im Verwaltungsbereich (/admin, nur für die berechtigte Person, derzeit ausschließlich der Inhaber) kommen Anmelde- und Sicherheits-Cookies hinzu (siehe Abschnitt 9).

Diese Cookies sind technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Die Verarbeitung damit verbundener Daten erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Online-Anfrage

Daten:

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und optional der Firmenname;
• Wohnsitzland, Land des Anliegens und Leistungskategorie;
• Ihre Beschreibung des Anliegens;
• ob Sie einen Video-Termin wünschen, und die gewählte Sprache.

Wir vergeben eine Referenznummer und speichern den Bearbeitungsstatus mit Verlauf sowie interne Bearbeitungsnotizen.

Zweck: Prüfung und Beantwortung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Durchführung des Auftrags.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung). Die Angaben sind für die Bearbeitung erforderlich; eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

Missbrauchsschutz: Um automatisierte Massenanfragen zu verhindern, speichern wir die IP-Adresse beim Absenden des Formulars und beim Hochladen von Dokumenten für ein Zeitfenster von 10 Minuten zusammen mit einem Zähler. Nach Ablauf des Zeitfensters wird der Eintrag nicht mehr berücksichtigt und bei der nächsten automatischen Bereinigung gelöscht, die in der Regel alle 6 Stunden läuft.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Hochgeladene Dokumente

Sie können freiwillig bis zu 5 Dokumente hochladen (PDF, JPG, PNG oder DOCX, je höchstens 10 MB).

• Speicherort: Die Dokumente werden über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) übertragen und in einem privaten, nicht öffentlich erreichbaren Speicher bei Cloudflare R2 abgelegt. Der Speicher ist mit dem Datenstandort „EU“ eingerichtet (siehe Abschnitt 10).
• Prüfung: Vor der Speicherung prüfen wir das tatsächliche Dateiformat. Word-Dateien mit aktiven oder eingebetteten Inhalten (z. B. Makros) werden abgelehnt. PDF-Dateien prüfen wir zusätzlich automatisch auf ihren technischen Aufbau. PDF-Dateien mit unzulässigen Funktionen (z. B. Startbefehle für Programme oder eingebettete ausführbare Dateien) und PDF-Dateien, die sich nicht vollständig prüfen lassen (z. B. verschlüsselte oder beschädigte Dateien), nehmen wir nicht an; sie werden nicht gespeichert. PDF-Dateien mit aktiven oder ungewöhnlichen Inhalten (z. B. Skripte in Formularen) nehmen wir an und kennzeichnen sie für eine besonders vorsichtige Bearbeitung. Gespeichert werden dabei nur das Prüfergebnis und die Art der Auffälligkeit, keine Inhalte. Diese Prüfung ist keine Virenprüfung; eine Virenprüfung auf dem Server findet nicht statt.
• Zugriff: Über den Verwaltungsbereich hat ausschließlich eine berechtigte Person Zugriff; die Anmeldung erfordert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Abrufe und Löschungen werden protokolliert.
• Zweck und Rechtsgrundlage: wie in Abschnitt 5.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Dokumente und Ihre Beschreibung können besonders geschützte Daten enthalten, z. B. Gesundheitsdaten in Arztberichten oder die Religionszugehörigkeit in Urkunden. Solche Daten verarbeiten wir nur, wenn sowohl eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO als auch eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt.

• Gewöhnliche Angaben über Sie in Ihren Dokumenten verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); dafür ist keine Einwilligung nötig.
• Ihre eigenen besonders geschützten Daten verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), und nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung des Auftrags. Sie erteilen sie über ein gesondertes, nicht vorausgewähltes Kästchen im Formular. Sie gilt nur für Daten über Sie selbst und nur, soweit Ihre Dokumente oder Ihre Beschreibung solche Daten enthalten. Derzeit ist dieses Kästchen Voraussetzung für das Hochladen von Dokumenten, weil wir vorab nicht erkennen können, ob ein Dokument solche Daten enthält. Ohne Einwilligung können Sie eine Anfrage ohne Dokumente senden. Wir speichern Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung.
• Ohne Einwilligung erhaltene Daten: Enthält Ihre Beschreibung oder eine E-Mail an uns besonders geschützte Daten über Sie, ohne dass Sie eingewilligt haben, bitten wir Sie vor der weiteren Bearbeitung um Ihre Einwilligung.
• Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@advokatia.com oder kontakt@advokatia.com. Ab dem Widerruf verwenden wir die betroffenen Daten nicht mehr für die Bearbeitung, nehmen keine weiteren Dokumente entgegen und löschen die betroffenen Dokumente unverzüglich von Hand, soweit keine andere Rechtsgrundlage (z. B. die Abwehr von Rechtsansprüchen) oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Gewöhnliche Angaben verarbeiten wir zur Durchführung des Auftrags weiter; ist der Auftrag ohne die Dokumente nicht durchführbar, informieren wir Sie. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
• Datenminimierung: Bitte laden Sie nur Dokumente hoch, die für Ihr Anliegen erforderlich sind, und schwärzen oder entfernen Sie vorher Angaben, die wir nicht benötigen.

Angaben über andere Personen: Ihre Dokumente oder Ihre Beschreibung können Angaben über andere Personen enthalten, z. B. über Familienangehörige, Kinder, Vermieter oder Arbeitgeber. Wir nehmen nur solche Angaben über andere Personen entgegen, die für die von Ihnen gewünschte Leistung erforderlich sind. Alle übrigen Angaben über andere Personen schwärzen oder entfernen Sie bitte vor dem Hochladen.

• Ihre Einwilligung gilt nicht für andere Personen: Ihre Einwilligung im Formular erlaubt uns nicht, Daten anderer Personen zu verarbeiten. Dafür ist jeweils eine eigene Rechtsgrundlage erforderlich.
• Gewöhnliche Angaben über andere Personen verarbeiten wir, soweit sie für Ihr Anliegen erforderlich sind, auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Ihres Interesses an der Erledigung Ihres Anliegens und unseres Interesses an der Durchführung des Auftrags. Die Interessen der betroffenen Person wahren wir, indem wir nur die erforderlichen Angaben verwenden, sie nur für Ihr Anliegen nutzen und sie wie Ihre übrigen Daten schützen und löschen. Bei Kindern berücksichtigen wir deren Interessen besonders.
• Besonders geschützte Daten anderer Personen (z. B. Gesundheitsdaten eines Familienangehörigen) verarbeiten wir nur, wenn sie für Ihr Anliegen erforderlich sind und für die betroffene Person sowohl eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO als auch eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. In der Regel ist das eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person selbst. Eine Einwilligung durch eine andere Person genügt nur, wenn diese rechtlich befugt ist, für die betroffene Person zu handeln, z. B. als sorgeberechtigter Elternteil im Rahmen der elterlichen Sorge oder als Betreuer, dessen Aufgabenkreis die Angelegenheit umfasst. Ob eine solche Befugnis besteht, prüfen wir im Einzelfall und bitten Sie, uns die Einwilligung in Textform und gegebenenfalls einen Nachweis der Befugnis vorzulegen. Liegt keine ausreichende Grundlage vor, verwenden wir diese Angaben nicht und schwärzen oder löschen sie von Hand.
• Kinder: Angaben über Kinder verarbeiten wir nur, soweit sie für das Anliegen erforderlich sind; für besonders geschützte Daten eines Kindes gilt der vorstehende Punkt.
• Herkunft der Angaben (Art. 14 DSGVO): Diese Angaben erhalten wir nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von unserer Kundin oder unserem Kunden. Kategorien sind die Angaben in den übermittelten Dokumenten und Beschreibungen; im Übrigen gelten die Angaben dieser Datenschutzerklärung zu Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern, Speicherdauer und Rechten entsprechend.
• Information der betroffenen Personen: Ob wir eine betroffene Person einzeln informieren, prüfen wir im Einzelfall. Davon sehen wir nur ab, soweit eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO vorliegt. In diesem Fall dokumentieren wir die Gründe und treffen geeignete Maßnahmen zum Schutz der berechtigten Interessen der betroffenen Person; dazu gehört die öffentliche Bereitstellung dieser Informationen.

7. E-Mail-Kommunikation

Eingangsbestätigung an Sie: Nach Eingang Ihrer Anfrage senden wir Ihnen eine Bestätigung mit Ihrer Referenznummer. Absender ist kontakt@advokatia.com. Der Versand erfolgt über den Dienstleister Brevo (siehe Abschnitt 10). Brevo verarbeitet dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Bestätigung. Zudem speichert Brevo Versand- und Zustellereignisse (z. B. „zugestellt“, „abgewiesen“), damit wir Zustellprobleme erkennen können. Diese Protokolle löscht Brevo nach einem Monat; Vorschauen des E-Mail-Inhalts speichert Brevo nicht.

Öffnungsmessung durch Brevo: Brevo stellt die Bestätigung als HTML-E-Mail zu und fügt dabei ein unsichtbares Zählpixel ein, auch wenn wir die Nachricht nur als Text übergeben. Lädt Ihr E-Mail-Programm dieses Bild, erfasst Brevo eine Öffnung. In unserem Brevo-Konto ist seit dem 29.10.2026 die anonymisierte Erfassung eingestellt: Öffnungen und Klicks werden gezählt, aber keiner bestimmten Person zugeordnet; Merkmale, die Sie identifizieren könnten, etwa Ihre E-Mail-Adresse und IP-Adresse, werden dabei anonymisiert. Unsere Bestätigung selbst enthält keine Links. Lädt Ihr E-Mail-Programm Bilder nicht automatisch, wird keine Öffnung erfasst.

Interne Benachrichtigung: Über jede neue Anfrage informieren wir uns selbst per E-Mail an unser Postfach info@advokatia.com. Sie wird über den E-Mail-Server von Hostinger versendet und enthält:

• Referenznummer, Name und E-Mail-Adresse;
• Wohnsitzland, Land des Anliegens, Sprache und Leistungskategorie;
• den Hinweis, ob Dokumente vorliegen.

Ihre Beschreibung und Ihre Dokumente sind nicht enthalten.

Direkte E-Mails: Wenn Sie uns direkt schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht, Anhänge und Kontaktdaten zur Beantwortung. Unsere Postfächer werden bei Hostinger betrieben. Hostinger protokolliert Anmeldungen an den Postfächern (Zugriffsprotokolle) sowie Versand und Empfang von E-Mails (Zustellprotokolle mit Absender, Empfänger und Zustellstatus); diese Protokolle sind 30 Tage lang verfügbar. Enthalten Ihre Anhänge besonders geschützte Daten (z. B. Gesundheitsdaten), bitten wir vor der Bearbeitung um Ihre ausdrückliche Einwilligung (siehe Abschnitt 6).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen lit. f (Beantwortung von Anfragen).

Kurzzeitige Versandkopie: Für den zuverlässigen Versand legen wir jede E-Mail zunächst in einer Versandwarteschlange in unserer Datenbank ab. Diese Kopie löscht unser System automatisch 30 Tage nach ihrer Erstellung, sobald die E-Mail versendet wurde oder der Versand endgültig fehlgeschlagen ist. Das gilt unabhängig von den Fristen bei Brevo.

8. Video-Termine

Auf Wunsch bieten wir nach vorheriger Vereinbarung Video-Termine an, z. B. über Microsoft Teams, Zoom oder eine andere geeignete Plattform. Welche Plattform wir nutzen, teilen wir Ihnen mit der Einladung mit.

• Verarbeitete Daten: Name bzw. Anzeigename, E-Mail-Adresse, Bild und Ton während des Gesprächs, Zeitpunkt und Dauer sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse).
• Zweck und Rechtsgrundlage: Besprechung Ihrer Anfrage bzw. Durchführung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Teilnahme ist freiwillig; Sie können stattdessen per E-Mail oder Telefon mit uns kommunizieren.
• Plattformanbieter: Je nach Plattform verarbeiten die Anbieter die Daten in unserem Auftrag oder auch zu eigenen Zwecken nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Sie können Daten auch in Staaten außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten (siehe Abschnitt 11).
• Keine Aufzeichnung: Gespräche zeichnen wir grundsätzlich nicht auf. Eine Aufzeichnung erfolgt nur ausnahmsweise nach vorheriger Information und mit gesonderter ausdrücklicher Einwilligung aller Teilnehmenden.
• Datensparsamkeit: Bitte teilen Sie im Gespräch nur mit, was für Ihr Anliegen erforderlich ist.

9. Verwaltungsbereich und Sicherheitsprotokolle

Dieser Abschnitt betrifft vor allem die Person, die den Verwaltungsbereich nutzt, beschreibt aber auch, wie Ihre Daten geschützt werden. Zugang zum Verwaltungsbereich und zu Ihren Dokumenten hat derzeit ausschließlich der Inhaber; andere Beschäftigte haben keinen Zugang.

• Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung (Software Auth.js).
• Sitzungen: Eine Sitzung gilt höchstens 8 Stunden und kann jederzeit serverseitig beendet werden. Dafür setzt der Verwaltungsbereich Sitzungs- und Sicherheits-Cookies (authjs.*).
• Begrenzung von Anmeldeversuchen (vorübergehend): Um Angriffe zu begrenzen, zählen wir Anmeldeversuche für ein Zeitfenster von 10 Minuten, getrennt nach IP-Adresse und nach einem Prüfwert der eingegebenen E-Mail-Adresse. Nach Ablauf des Zeitfensters werden diese Einträge bei der nächsten automatischen Bereinigung gelöscht, in der Regel innerhalb von 6 Stunden.
• Prüfprotokoll: Ein Prüfprotokoll hält fest, wer wann eine Anfrage angesehen, geändert oder gelöscht und wer ein Dokument heruntergeladen oder gelöscht hat. Es enthält auch erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen mit Zeitpunkt und Grund (z. B. falsches Passwort). Fehlgeschlagene Anmeldungen werden mit der internen Kennung des Kontos gespeichert oder, wenn die eingegebene E-Mail-Adresse zu keinem Konto gehört, nur mit einem gekürzten, mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (HMAC) dieser Adresse, nie mit der Adresse selbst, einem Passwort oder einem Code. IP-Adressen enthält das Prüfprotokoll nicht. Es enthält keine Inhalte Ihrer Anfrage und keine Dokumente.
• Zweck: Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff (Art. 32 DSGVO) und Nachweis ordnungsgemäßer Verarbeitung (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit erforderlich lit. c.
• Speicherdauer des Prüfprotokolls: Einträge des Prüfprotokolls bewahren wir bis zu 12 Monate auf und löschen sie danach von Hand. Länger bewahren wir einzelne Einträge nur auf, wenn sie im Einzelfall benötigt werden, etwa zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen; solche Ausnahmen dokumentieren wir. Nach Löschung einer Anfrage enthält das Protokoll nur noch interne Kennungen, die ohne Weiteres nicht auf Sie schließen lassen.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Sie verarbeiten Daten in unserem Auftrag.

Die Bedingungen aller vier Anbieter enthalten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der mit Annahme der Nutzungsbedingungen gilt. Die Kundenkonten bei diesen Anbietern sind derzeit auf den Namen des Inhabers, Dalibor Smiljanić, eingerichtet; die Verarbeitung erfolgt für die NEXOVIA Consult LLC als Verantwortliche. Die Anbieter können ihrerseits Unterauftragsverarbeiter einsetzen; Angaben dazu veröffentlichen sie in ihren Vertrags- bzw. Datenschutzunterlagen.

Weitere Empfänger:

• Zahlungsabwicklung über ein US-amerikanisches Geschäftskonto: Unser Geschäftskonto wird bei einer Bank in den Vereinigten Staaten geführt. Bei Zahlungen per Banküberweisung werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten, insbesondere Name, Kontoverbindung, Zahlungsbetrag und Verwendungszweck, an die beteiligten Banken übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 11.
• Weitere Zahlungsarten: Bieten wir im Einzelfall eine weitere Zahlungsart an (z. B. PayPal oder Kartenzahlung über Stripe), nennen wir sie im Angebot oder in der Zahlungsaufforderung; der jeweilige Anbieter verarbeitet die Zahlungsdaten dann nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Wir erhalten von ihm nur die Angaben, die wir zur Zuordnung der Zahlung benötigen.
• Externe Mitarbeiter (z. B. Übersetzer): Derzeit erhalten keine externen Mitarbeiter Kundendokumente. Auf den Verwaltungsbereich und Ihre Dokumente hat ausschließlich eine berechtigte Person Zugriff.
• KI-Werkzeuge: Wir geben Ihre Daten und Dokumente nicht an KI-Dienste weiter. Auch die Website und der Verwaltungsbereich übermitteln keine Daten an KI-Dienste.

An sonstige Dritte geben wir Daten nur weiter, wenn

• dies zur Durchführung Ihres Auftrags nötig ist und Sie es wünschen (z. B. ein Schreiben an eine Behörde, das Sie selbst versenden oder uns zu versenden beauftragen),
• Sie eingewilligt haben, oder
• wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

11. Verarbeitung außerhalb der EU

Sitz des Unternehmens: Die NEXOVIA Consult LLC ist eine nach dem Recht des US-Bundesstaates Florida gegründete Gesellschaft mit eingetragener Anschrift in den USA (siehe Abschnitt 1).

Bearbeitung und Zugriff: Ihre Anfrage bearbeitet ausschließlich der Inhaber persönlich. Der Zugriff auf den Verwaltungsbereich und Ihre Dokumente erfolgt aus Deutschland, aus Serbien und auf Reisen auch aus anderen Staaten. Ihre Daten bleiben dabei an den in Abschnitt 10 genannten Speicherorten. Der Zugriff erfolgt über verschlüsselte Verbindungen; die Anmeldung am Verwaltungsbereich erfordert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Dienstleister: Bei einzelnen Dienstleistern ist ein Zugriff von außerhalb der EU nicht ausgeschlossen. Soweit wir dies geprüft haben, gilt:

• Cloudflare, Inc. (USA): Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).
• Supabase Pte. Ltd. (Singapur): Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Brevo SAS: Nach ihrem Auftragsverarbeitungsvertrag setzt Brevo auch Unterauftragsverarbeiter in den USA ein und stützt sich dafür auf Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.
• Hostinger International Ltd. (Zypern): Für Übermittlungen an Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Zahlungen über unsere US-Bank: Bei Zahlungen per Banküberweisung auf unser Geschäftskonto werden Zahlungsdaten an eine Bank in den USA übermittelt (siehe Abschnitt 10). Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland durch uns erfolgt, prüfen wir die hierfür anwendbaren Voraussetzungen nach Kapitel V DSGVO, einschließlich gegebenenfalls Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Video-Termine: Welche Plattform wir nutzen, teilen wir Ihnen mit der Einladung mit; zu Übermittlungen durch den Plattformanbieter informieren wir Sie dabei.

12. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Anfragen und Dokumente löschen wir manuell, nicht automatisch:

• Hochgeladene Dokumente löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden.
• Anfragen, aus denen kein Auftrag entstanden ist, löschen wir, sobald sie abgeschlossen sind und nicht mehr benötigt werden.
• Wir überprüfen abgeschlossene Vorgänge dazu monatlich.
• Nach einem Widerruf Ihrer Einwilligung zu besonders geschützten Daten löschen wir die betroffenen Dokumente unverzüglich (siehe Abschnitt 6).
• Auf Ihren Wunsch löschen wir früher (siehe Abschnitt 13).

Vertragsunterlagen (Angebot, Annahme, Vertragsbestätigung, geltende Fassung der AGB und der Widerrufsbelehrung, ein etwaiges Verlangen nach vorzeitigem Leistungsbeginn, Rechnungen und Zahlungsnachweise, Geschäftskorrespondenz) bewahren wir getrennt von den Arbeitsunterlagen auf, und zwar im geschäftlichen E-Mail-Postfach und in einem geordneten internen Archiv. Hochgeladene Dokumente gehören nicht dazu; sie werden nicht deshalb länger aufbewahrt, weil Vertragsunterlagen aufzubewahren sind.

Gesetzliche Aufbewahrung: Soweit für uns gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bewahren wir Unterlagen zu Angeboten und Aufträgen für die vorgeschriebene Dauer auf. Nach deutschem Recht sind dies insbesondere sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG). In dieser Zeit schränken wir die Verarbeitung auf die Aufbewahrung ein.

Folgende Daten löscht unser System automatisch:

E-Mails in unseren Postfächern löschen wir ebenfalls manuell, nach denselben Grundsätzen wie Anfragen. Bei Brevo gilt für alle Absender unseres Kontos: Versand- und Zustellprotokolle werden nach einem Monat gelöscht; Vorschauen des E-Mail-Inhalts werden nicht gespeichert.

Sicherungen: Wir unterscheiden zwischen eigenen Sicherungen und Sicherungen oder Betriebskopien, die Dienstleister in eigener Verantwortung führen.

• Eigene Sicherungen: Von unserer Datenbank (Supabase) und unserem Dokumentenspeicher (Cloudflare R2) erstellen wir keine eigenen Sicherungen oder Kopien. Anfragen und hochgeladene Dokumente speichern wir nicht auf dem Webserver. Eine vorübergehend angelegte interne Kopie von Dokument-Metadaten in unserer Datenbank haben wir am 30.10.2026 gelöscht.
• Supabase: In unserem Tarif stellt Supabase uns keine Datenbanksicherungen zur Verfügung. Ob Supabase darüber hinaus intern Kopien für den Betrieb vorhält, ist uns nicht bekannt.
• Cloudflare R2: Ob und wie lange Cloudflare gelöschte Dokumente aus betrieblichen Gründen intern noch vorhält, ist uns nicht bekannt.
• Hostinger: Hostinger sichert die Website täglich; die Sicherungen werden in Frankreich gespeichert. Ob Hostinger auch die E-Mail-Postfächer sichert und wie lange Sicherungen aufbewahrt werden, bestimmt Hostinger; eine feste Frist hat uns Hostinger nicht mitgeteilt.
• Folge: Wir können nicht ausschließen, dass gelöschte Daten noch eine gewisse Zeit in Sicherungen oder Betriebskopien der Dienstleister enthalten sind, bis diese dort turnusmäßig gelöscht oder überschrieben werden.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und eine Kopie davon (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

So stellen Sie Ihren Antrag:

• Eine E-Mail an info@advokatia.com genügt; an kontakt@advokatia.com gerichtete Anträge bearbeiten wir ebenso. Bitte nennen Sie, wenn vorhanden, Ihre Referenznummer.
• Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
• Um Daten nicht an Unbefugte herauszugeben, können wir Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, etwa durch eine Antwort von der bei der Anfrage angegebenen E-Mail-Adresse.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.